Действия после окончания делегирования задания. Золотая формула делегирования: как правильно передавать полномочия. Никогда не подлежат делегированию

Делегирование - передача полномочий, поручений подчиненным или коллегам. При этом сам процесс состоит не просто в трансляции дел, но и в контроле за их должным исполнением. Далеко не каждый умеет грамотно делегировать дела, которые может выполнить кто-то другой: не хватает уверенности в себе, мешает ложная скромность, сковывает боязнь отказа со стороны того, к кому может быть обращена просьба, нет доверия. Чтобы научиться смело передавать дела другим, занимаясь в это время более продуктивными вопросами, важно знать несколько психологических секретов.

Ложные мифы о нецелесообразности делегирования

Миф № 1 . Хочешь сделать хорошо - делай сам . Подобными стереотипами заражены многие руководители-перфекционисты, которые твердо уверены в том, что лучше и быстрее их никто в компании ничего не сделает. Подобные ошибки чреваты потерей доверия со стороны коллектива, медленным развитием компании и превращением сотрудников в безиниациативный «офисный планктон».

Миф № 2. Ценность сотрудника тем выше, чем больше он работает . Задержки на службе после окончания рабочего дня, работа на дом, по выходным - показатели неграмотного тайм-менеджмента в компании, неумной расстановки кадров. Профессионализм сотрудника состоит не только из составляющих качественно выполненной работы, но и умения грамотно распланировать свой день, чтобы не скатиться к авралам и ненормированному графику. Каждый работник должен хорошо отдохнуть в свободное от основной работы время, чтобы всегда быть в отличной физической форме. Иначе синдром эмоционального выгорания не заставит себя ждать. Важно избегать распространенной практики под названием «Кто везёт - на том и едут».

Миф № 3 . Некому поручить важные дела . Опасная точка зрения, чреватая переоценкой собственных сил. Всегда в коллективе найдется человек, которому можно поручить часть большого дела, который со временем легко сможет заменить руководителя на переговорах или других важных мероприятиях. При этом у босса останется время для разработки стратегий и тактик продвижения компании на рынке.

Миф № 4. Выучу - сместят . Страх такого руководителя часто бывает оправдан, однако это говорит лишь о его неуверенности в себе, в своем профессионализме. Этот страх мешает самому руководителю подниматься по карьерной лестнице. Вопрос доверия подчиненным, правильного выстраивания коммуникаций с ними - вопрос нравственного роста начальника-управленца.

Что такое делегирование полномочий

Делегировать какие-то дела - не просто дать команду к их выполнению, либо подписать приказ, переложить ответственность за исполнение на другого. Важно установить сроки реализации задачи, предоставить все необходимые для этого материалы, ресурсы и проконтролировать исполнение задания. Цель делегирования - создание эффективного рабочего процесса, в результате которого все сотрудники работают как единый механизм, а возложенные на них задачи выполняются качественно и быстро.

Разделение труда было придумано умным человеком на заре индустриализации общества, так эффективность работы выросла в разы, появилась возможность быстрого развития компаний. Взаимозаменяемость должна быть в любом коллективе, иначе при форс-мажорных обстоятельствах, либо плановом отпуске ответственного сотрудника работа в компании будет парализована.

Научиться делегировать полномочия - значит взять на себя ответственность за любой результат труда своих сотрудников, быть готовым к тому, что вначале у них может и не получиться выполнить работу так же качественно, как специалисту. Однако опыт приходит с практикой.

Знают ли подчиненные текущие задачи компании и ее сферу деятельности так же хорошо, как руководитель, чтобы суметь заменить его в случае длительной командировки, болезни или отпуска? Расходует ли он часть своего рабочего времени на рутинную работу, которую легко могут выполнить подчиненные? Есть ли такой человек в компании, который быстро может мобилизоваться в случае необходимости и взять на себя часть работы? Хватает ли времени руководителю на серьезную общественную работу?

От ответов на все эти вопросы зависит будущее компании, ее завтра: либо расцвет, либо закат. Выстроенный тайм-менеджмент - часть бизнес-процессов, одна из главных составляющих процветания компания, и умное делегирование занимает здесь важнейшее место.

Учимся делегировать полномочия

Самым первым шагом перед тем, как руководитель решится делегировать часть задач, будет выстраивание доверия с подчиненными. Для этого можно сначала поручить какую-то незначительную работу, несвойственную данному сотруднику, и проверить ее выполнение. Перед этим необходимо предельно точно сформулировать цели делегирования , обговорить необходимые ресурсы и установить реальные, четкие сроки выполнения. Так родители дают возможность своим детям взрослеть: шаг за шагом, они доверяют им какую-то новую для них работу по дому, по уходу за животными.

Следующим шагом станет выбор исполнителя . От того, насколько точно будет выбран сотрудник, зависит успех порученного дела. Мудрый руководитель наверняка знает, кто из коллектива проявляет инициативу и готов к карьерному росту. Другим критерием отбора исполнителя является загруженность делами всех сотрудников: нельзя поручать важное или срочное дело тем, у кого и так хватает ежедневной работы.

После того как сотрудник наделен определенными правами для выполнения поручения или работы, необходимо дать ему возможность высказать все свои домыслы, опасения, сомнения, уточнения по поводу этого вопроса. Так выращивается климат доверия в коллективе, формируется команда.

Кидать новичков «на амбразуру», проверяя их на профессионализм, тестируя их внутренние резервы, недальновидно: любому человеку нужно время на адаптацию в новых условиях работы. Чтобы избежать упреков в выращивании «любимчиков», лучше делегировать части работы разным подчиненным, устанавливая им сроки и оказывая необходимую помощь. Если в коллективе нет тех сотрудников, которые смогли бы выполнить задание, необходимо искать специалистов по условиях аутсорсинга, обращаться к партнерам по бизнесу.

Пример из моей практики . Необходимость в обучении нового персонала при формировании отдела продаж назрела в компании, оказывающей услуги сайтостроения, давно. Персонал был набран, однако работа шла ни шатко ни валко. Заместителю директора по маркетингу генеральным директором была поставлена задача выдать новичкам продуктовый тренинг и обучить техникам продаж. Поскольку зам. директора не имела навыков в проведении тренингов и обучении персонала, два месяца учебы закончились полным провалом: компания медленно «шла ко дну», продажи были слабыми, нерегулярными, аренда офиса, зарплата сотрудников и налоги съедали всю полученную прибыль.

Директор делегировал полномочия по обучению персонала профессиональному бизнес-тренеру по договору возмездного оказания услуг. В течение трех месяцев коллектив обучался переговорным практикам, этапам и секретам продаж, досконально изучал сложный продукт. С тех пор прошел год. Сегодня это ведущая компания на местном рынке по строительству сайтов и их продвижению в сети интернет. Каждый должен заниматься своим делом.

Помощь независимых консультантов может быть целесообразна, когда в компании нет специалиста узкого профиля, когда нужна объективная оценка деятельности, когда происходит долгосрочное планирование, когда экономится время, деньги и другие ресурсы для выполнения более важного задания.

Как только сотрудник или независимый эксперт будет выбран, необходимо очень четко поставить ему задачу, оговорив границы полномочий и доверий, времени и оплаты труда, виды и сроки контроля, критерии конкретного результата, по которым можно оценить достигнутую цель. Все договоренности должны быть непременно записаны: устное слово имеет тенденцию к искажению информации.

После того, как задание будет делегировано, важно дать время на его выполнение, не дергая сотрудника по пустякам, не подменяя его на разных этапах выполнения задачи, оказывая адекватную поддержку в случае крайней необходимости. Умному руководителю важен конечный результат, а не сам процесс. Можно заранее договориться с сотрудником, по каким вопросам и в какое время он может консультироваться с руководителем. Кроме того, сотрудник должен быть обеспечен всем необходимым : денежными и временными, техническими, транспортными и логистическими ресурсами для выполнения задания.

Необходимо замотивировать сотрудника на выполнения сложной задачи морально и материально. Если задание будет ненужным и пустым, у сотрудника может возникнуть ощущение собственной никчемности. Одна женщина-руководитель постоянно поручала своему водителю выгуливать ее домашнюю собачку. От такого «задания» у сотрудника выработался комплекс «раба», домашней прислуги.

Как только задание выполнено, необходимо провести анализ сделанной работы, который обычно оценивается вместе с сотрудником. Важно понять, насколько полно и качественно выполнена работа, что дало делегирование сотруднику, какими способами он достиг поставленных целей, уложился ли в сроки. Если порученное дело выполнено на отлично, непременно нужно выразить благодарность сотруднику, отметить его успех и профессиональный рост. Можно сравнить его достижения с принятыми внутрикорпоративными стандартами, поощрить на общем собрании, выразить признание среди других подчиненных, обратиться за вознаграждением к вышестоящему руководству. Любая победа должна быть закреплена.

Если работа выполнена не так, как необходимо, нужно разобраться в причинах провала, без резкой критики и оскорблений. Скорее всего, это стратегическая ошибка руководителя в выборе исполнителя. Нужно совместными усилиями выработать план действий по устранению нежелательных последствий от неграмотно выполненной работы.

Еще один минус - возврат делегирования, так называют ситуацию, в которой несправившийся с заданием сотрудник свои задачи старается вернуть руководителю. Необходимо такие попытки пресекать открыто, оказывать посильную помощь подчиненному, но не выполнять за него его работу. Можно помочь увидеть проблему нерешаемой задачи, разложив на составляющие весь процесс. Однако выполнять свои задачи должен каждый сам.

Навыки делегирования и рост доверия к подчиненным развиваются с опытом, на практике, от простого к сложному. Давая задания своим подчиненным поэтапно, руководитель растет вместе с ними, становится профессиональным управленцем.

Плюсы делегирования

Сотрудники начинают проявлять инициативу, формируется единая команда, которой нестрашны никакие серьезные задачи.

Выращивается атмосфера доверия между руководителем и подчиненными.

Все цели начинают достигаться в более комфортных условиях.

Повышается экономия расходования кадровых ресурсов за счет взаимозаменяемости сотрудников.

У руководителя освобождается время для решения глобальных задач.

Далеко не всё можно делегировать своим подчиненным: все вопросы, которые касаются внутренней и внешней политики компании, ее стратегических целей, руководства кадрами, вопросами оплаты, мотивации сотрудников, задачи особой важности или секретности, от которых зависит будущее фирмы, те задания, на объяснение которых уйдет больше времени, чем на самостоятельное выполнение, не могут быть препоручены.

Авралы, рутинные завалы в работе, вечная занятость руководителя, который остается многие годы без отпуска, боязнь оставить коллектив без «головы» - симптомы серьезной офисной болезни, называемой цейтнотом. За всем этим лежит неумелый тайм-менеджмент, вернее, его полное отсутствие. Рецепт для выздоровления может быть один - научиться делегировать часть работ, больше доверять своим сотрудникам. В конце концов, зачем же они были приняты на работу?

Оздоровить психологический климат в коллективе можно, научившись грамотно и четко ставить задачи своим подчиненным, делегировать им часть собственных полномочий и непременно делать «разбор полетов» после завершения работ.

Фрагмент из книги Дарии Бикбаевой «Включите сердце и мозги». Делегировать полномочия умеют далеко не все, многим видится в этом угроза утраты контроля, некоторые не хотят никого «грузить». Рекомендуем пересмотреть свое отношение к разделению обязанностей.

Совместно с издательством «Манн, Иванов и Фербер» мы публикуем отрывок из книги « » Дарии Бикбаевой, основателя одного из самых успешных свадебных агентств в России.

Важное поручение

Следующим шагом в строительстве бренда должна стать ревизия вашей занятости: нужно оставить значимые дела и избавиться от ненужных. Когда мы оставим для себя только те занятия, которые нам интересны, важны и необходимы, а остальное передадим верным помощникам, наша продуктивность увеличится в разы. Чтобы это сделать без особых затруднений, начните писать новый список – «Я не люблю».

Знать, что вам приносит удовольствие, очень важно, но не менее важно описать все, что вы не любите. Например, заправлять постель, вести телефонные переговоры с клиентами, мыть посуду, стоять в очередях, проверять бухгалтерские отчеты, отвечать на электронную почту, вести страничку в социальной сети, недобросовестных подрядчиков, злых людей, узкие брюки, сварливых женщин и т. д.

Многие «творческие» боятся делегировать полномочия по разным причинам (см. « »). Во-первых, потому, что «лучше меня это никто сделать не может». Во-вторых, «неудобно беспокоить или эксплуатировать». И вообще, слово «делегирование» звучит угрожающе.

Чтобы снизить остроту ситуации, предлагаю изменить это понятие на «подарок». Наши ненужные дела для кого-то могут стать самым лучшим подарком и спасением в их ситуации, а мы, передавая, делясь, делаем подарок и себе, так как получаем взамен самое ценное – время, которое можем израсходовать на более важные дела.

Прежде чем начать искать, нужно понять, кто вам нужен. Поэтому, как только назрела необходимость в новом сотруднике или фрилансере, первым делом нужно описать «специалиста своей мечты». Будьте смелы в описании, не бойтесь мечтать о самом лучшем, опишите человеческие качества, навыки, место жительства, возможность работать 24 часа в сутки за идею, знание языков. Поверьте, что даже если вы на 100% уверены, что такого человека не существует, достаточно велик шанс, что вы все-таки его найдете.
Разместите на всех своих онлайн-ресурсах вакансию с названием профессии и более коротким описанием ваших желаний. Опишите, почему именно работа с вами является для претендентов выгодным и уникальным предложением.
Попросите друзей сделать репост этого объявления.
Найдите интернет-ресурсы, форумы, которые помогут вам еще больше рассказать о вашей «вакансии мечты».
Будьте готовы к тому, что вам напишет достаточно много претендентов. Ваша подготовка заключается в том, чтобы заранее составить тестовое задание, которое вы автоматически будете отправлять на пришедший вам запрос. При постановке задания не забудьте обозначить дедлайн, иначе вы имеете все шансы ждать его выполнения довольно долгое время. Статистика ответов на тестовые задания очень печальная: из 100 желающих только 10 принимаются за выполнение. Зато так вы обезопасите себя от лишних встреч с людьми, которые только говорят, но ничего не делают.
Всем, кто достойно прошел тестовый этап, – смело назначайте встречу.
Проведите беседу в дружеской атмосфере. Задайте вопросы из анкеты для сотрудников (см. ниже). Один из самых важных вопросов этой анкеты – «Три лучших проекта/продукта, которые вы создали за свою жизнь». Именно на этом вопросе творческие люди чаще всего раскрываются, у них загораются глаза. И вы можете найти такой талант, который не имел шансов попасть в стандартное резюме о приеме на работу.

Мой жизненный опыт показывает, что плохо выполненная задача – это прежде всего плохо поставленная задача. Поэтому на любом этапе взаимодействия с сотрудниками, фрилансерами или партнерами очень важно уметь делать это грамотно.

Семь шагов успешного делегирования

Ставьте задачу в письменной форме.
Договоритесь о понимании результата, который вы хотите получить.
Расскажите о своих ошибках – это поможет сотруднику не наступить на те же грабли.
Договоритесь о сроках, стандартах, критериях исполнения и промежуточных сроках контроля.
Не давайте пошаговых инструкций – только задачи, иначе вам придется это делать постоянно.
Укажите ресурсы, которые есть в распоряжении сотрудника.
Проговорите положительные и отрицательные последствия.

Как удержать хорошего сотрудника?

В своих компаниях я часто провожу анкетирование. В анкете есть такие вопросы, как: что тебе нравится в твоей работе, чем бы ты не хотел заниматься? Какой прожиточный минимум ты определяешь и какая у тебя желаемая зарплата? Опиши круг вопросов, которые ты решаешь. Чем бы еще хотел заниматься? Что не хватает для эффективной работы? Какие у тебя мечты, планы, желания? И это лишь часть вопросов.

Задача такой анкеты – выявить слабые места в наших корпоративных взаимоотношениях. Если вам нужен этот сотрудник, то по его ответам вы найдете возможность его удержать. Не для всех деньги – самое важное в работе. Для одного важно постоянство, для другого – карьерный рост, для третьего – похвала. Надо понимать ключевые ценности каждого. Да, кого-то , но кого-то – смежные вопросы: будущая пенсия, удобный график отпусков, возможность вернуться в компанию после декрета. Иногда ответ на вопрос «Чего не хватает для эффективной работы?» оказывается очень простым: например, медленные компьютеры или телефон без возможности выходить в интернет. Решив эту простую проблему, вы не только делаете счастливее своего сотрудника, поскольку он получает желаемое и видит, как вы его цените, но и эффективнее – работу всей компании.

Ниже вы увидите анкету, которую я использую для опроса своих сотрудников. Ее преимущество в том, что она также подойдет и для найма новых специалистов. Лишь два вопроса, отмеченных звездочкой, стоит исключить, когда вы анкетируете кандидатов.

Анкета

Ф.И.О.
Дата рождения.
Профессия.
Прожиточный минимум.
Желаемая зарплата.
Мои мечты.
Мои таланты и способности (личные).
Чем бы я хотел заниматься в компании.
* Чего мне не хватает для эффективной работы.
Идеи для продвижения и развития компании.
Мой идеальный рабочий день.
Мой идеальный проект/продукт.
Три лучших проекта/продукта в моей жизни (что-то, что вы создали/организовали сами и почувствовали, что у вас классно получилось).
* Пропишите свои должностные обязанности.

Последний пункт, пожалуй, один из самых интересных. Порой вы даже не догадываетесь, как много полезного делает человек на своем месте, но стоит ему перечислить свои реальные обязанности, и вы имеете возможность по-другому взглянуть на его работу. Бывает и наоборот – когда реально выполняемые обязанности отличаются от того, чего вы ожидаете. Тогда вы можете оперативно подкорректировать ситуацию.

В любом случае, это отличный способ найти взаимопонимание и повысить эффективность каждого работника и всей компании в целом.

Многие боятся, что «выросшие» сотрудники уйдут и откроют конкурирующие компании. Перед тем как я родила третьего ребенка, моя помощница (правая рука) не просто покинула мою компанию, а «забрала» главного клиента, который в тот момент давал нам по десять высокобюджетных проектов в год. Вряд ли нужно описывать ощущения, которые я испытала тогда. Но теперь я ей благодарна. Если бы тогда этого не случилось, я бы не начала вести тренинги и мастер-классы, не писала бы книги. Словом, не начала бы развиваться с удвоенной силой и в совершенно новых для меня направлениях. Да, я потеряла лучшего клиента, но приобрела гораздо больше.

Часто, когда все в бизнесе хорошо и особой мотивации двигаться дальше нет, такие ситуации помогают «встряхнуться».

Когда нужно собирать команду?

Еще одна довольно распространенная проблема, с которой столкнулась и я, – узкое понимание команды. В анкете, по которой я работаю с учениками, есть пункт: «Расскажите о вашей идеальной команде». Основная масса ответов звучит как: «Команды нет на данный момент, но когда-нибудь у меня появится ассистент или личный помощник».

Так вот, чтобы создать команду, не обязательно ждать особого момента. Собирать единомышленников можно прямо сейчас, в любой момент, под любой интересный вам проект. Ищите таланты вокруг себя! Спрашивайте, что бы тот или иной нужный вам специалист хотел, о чем мечтает, какие идеи не дают ему спать? Не сковывайте его жесткими рамками вашей компании, он должен быть свободен. Постоянно расширяйте свой взгляд на команду.

Когда известного флориста Престона Бейли спросили, по какому принципу он набирает команду, он ответил: «Принцип один – каждый может меня чему-то научить». Если вы фотограф и понимаете, что вам не хватает стилиста или декоратора, ищите людей, профессионально работающих в этих направлениях. Если с творческой частью в вашей компании все отлично, но клиенты недовольны из-за опозданий и накладок, ищите хорошего организатора. Если появится необходимость в новых технологиях, найдите того, кто в этом разбирается и сэкономит вам время. С появлением в вашей команде нового профессионала ваши проекты будут приобретать силу. Только так можно реализовывать классные идеи, о которых потом заговорит весь мир!

Главная задача руководителя – заниматься развитием бизнеса, поиском новых идей, проектов, получать новые знания. Вторая задача – быть в контакте с сотрудниками, мотивировать их саморазвитие. Таланты надо загружать проектами, чтобы им некогда было «смотреть на сторону». Если все это делать, то проблем с сотрудниками не будет. Более того, люди будут стремиться попасть на работу именно к вам.

В наше время, когда с технической точки зрения проблем в организации коммуникации практически нет, самое главное – суметь наладить настоящее общение. Оно позволяет специалистам из разных городов создавать под проекты отличные команды, осуществлять свою мечту работать и путешествовать одновременно. Кроме рабочих, завязываются и дружеские отношения.

Мои истории

Я считаю, что общение и создание уникальных команд – это самое ценное, что есть в моих обучающих программах. Благодаря моим онлайн-мастер-классам люди стали знакомиться, переписываться. У нас есть уникальная «закрытая» группа, в которой царит атмосфера большой семьи, хотя в ней уже более тысячи человек. Это аудитория заведомо активных людей, которые покупали дорогие онлайн-тренинги. Теперь это пространство для вдохновения, взаимопомощи, поддержки и дружбы. Именно в этой группе, даже онлайн, не зная друг друга, люди из разных городов начинают ездить друг к другу в гости, создавать очень крутые проекты в совершенно новых командах и пространствах.

Я часто провожу большие форумы, фестивали и конференции, на которые со всего СНГ слетаются сотни творческих людей. На этих мероприятиях у меня складывается ощущение большого и дружного «пионерского лагеря» и назревающего «флешмоба». Собирается команда из разных стран, некоторые уже знакомы, другие виделись только в социальных сетях. Все широко улыбаются, встречаются как старые знакомые, обсуждают идеи и проблемы и начинают творить чудеса.

Одни их моих учениц на поставленную задачу сделать промопроект установили в своем городе мировой рекорд, соорудив самый большой в мире диван, который впоследствии был официально занесен в книгу рекордов Гиннесса. Такие вещи невозможно сделать одному, даже при наличии личного помощника.

Такими максимально эффективными способами мы избавились от всего, что нам мешало, разгребли завалы и нашли команду мечты. Теперь – в путь!

Чек-лист

Для лучшего усвоения материала из седьмой главы выполните следующие задания:

составьте список дел, которые вам бы хотелось перепоручить кому-нибудь другому;
распишите план мероприятий по поиску и найму нового сотрудника;
заполните сами анкету сотрудника, которую в будущем вы предложите членам своей команды.

136 - 185 - знает, как эффективно делегировать свои полномочия.

74-135 - иногда удаётся успешно делегировать свои полномочия.

30-73- явно не хватает опыта в делегировании полномочий, необходимо обратить на это внимание.

По данным этой анкеты (после подсчёта баллов) руководитель отдела набрал 95 баллов; руководитель группы 1 - 75 баллов; руководитель группы 2 - 68 баллов. Исходя из результатов, делаем вывод, что руководитель отдела почти всегда с успехом делегирует полномочия, руководители групп (1 и 2) показали менее высокие результаты, им, возможно, не хватает опыта в данном вопросе.

Следующая анкета поможет нам увидеть как, не смотря на данные предыдущей анкеты, упомянутые должностные лица на практике справляются с процессом делегирования полномочий.

Анкета "Как я справляюсь с делегированием полномочий"
Номер и содержание вопроса	Варианты ответа
Номер и содержание вопроса
1. Я часто запутываюсь в бесконечных элементах задания.
2. Я часто работаю после окончания рабочего дня.
3. Я часто работаю дома по вечерам и в выходные дни.
4. Бывали случаи, когда я без объяснения запрещал выполнение уже начатых работ, по которым их исполнителям были делегированы широкие полномочия.
5. Я работаю гораздо больше, чем многие мои подчинённые.
6. Мои подчинённые редко приходят ко мне со своими новыми идеями.
7. Мои подчинённые редко проявляют инициативу.
8. Я редко прошу подчинённых сде- лать то, что не хотел бы сделать сам.
9. Я часто занимаюсь второстепенной работой, чтобы сделать вид, что я занят.
10. Некоторые из моих подчинённых уклоняются от участия в выполнении работ, по которым им делегируются широкие полномочия.
11. Если меня переведут на более вы- сокооплачиваемую должность, воз- никнут ли у меня хотя бы малейшие затруднения, когда меня попросят на- звать имя своего преемника на преж- нюю должность?
12. Будет ли руководимый мной кол- лектив успешно функционировать, ес- ли я покину компанию?
13. Меня часто удивляет некомпетент- ность моих подчинённых.

10-13 баллов - эффективно делегирует задачи.

7 - 9 - баллов - успешно удаётся делегировать.

Меньше 7 баллов - не хватает опыта эффективно делегировать,

В этой анкете начальник отдела маркетинга набрал - 12 баллов; руководитель группы 1 - 7 баллов; руководитель группы 2 - 7 баллов.

Данная анкета подтвердила выводы, полученные в предыдущем тестировании, а именно: начальник отдела маркетинга сравнительно эффективно осуществляет процесс делегирования полномочий, а руководителям отделов не хватает опыта в делегировании.

2.5. Оптимизация распределения задач.

Оценив результаты проведённого тестирования можно сделать вывод о том, чтопроцесс делегирования полномочной стопорится на уровне руководитель группы – сотрудники отдела. Схематично это можно представить так:

- полномочия делегируются успешно

Трудности с делегированием

Такая ситуация может быть обусловлена недостаточностью опыта, настойчивости и, возможно, лидерства у руководителей групп. Этого не лишен и сам начальник, об этом говорят некоторые ответы на предложенные анкетные вопросы. Всё это можно объяснить главной причиной - малым опытом (средний возраст руководителей - 29 лет), возможно также тем, что отдел маркетинга – сравнительно молодое, «неустоявшееся» подразделение.

Руководителям необходимо переломить в себе психологический барьер, который препятствует преодолению стереотипов, необходимо создать систему контроля за исполнением делегированных больших полномочий, можно определить свои проблемы и повысить квалификацию в области лидерства и оказания влияния. Но всё это должно быть подкреплено системой стимулирования, основой которой является мотивация к эффективной трудовой деятельности.

Процесс воздействия на человека в целях побуждения его к выполнению запланированной деятельности путём пробуждения соответствующих внутренних мотивов и внешних поступков принято называть мотивированием, или мотивацией.

В зависимости от того, какие цели преследует мотивация, можно выделить два вида мотивирования: внешнее и внутреннее.

Внешнее мотивирование представляет собой процесс административною воздействия: руководитель поручает работу исполнителю, а тот её выполняет. При таком виде мотивирования руководителю надо знать, какие мотивы могут побуждать конкретного работника выполнить работу качественно и в срок. Это может быть как нормальная оплата или премия, так и простая похвала или иное устное поощрение.

Внутреннее мотивирование является более сложным процессом, в любом случае следует найти психологический способ усиления желательных качеств сотрудника.

Наибольшеевлияние на все категорииперсонала оказывает материальное поощрение или стимулирование.

Стимулирование выполняет на предприятии важную роль. В качестве стимулов могут использоваться отдельные предметы, действия других людей и иные ценности, которые могут быть предложены работнику в компенсацию за его повышенные умственные или физические усилия.

Что можно делегировать, а что нельзя? Кому можно делегировать и кому лучше делегировать? Как это сделать таким образом, чтобы не сомневаться в результате? Должна ли делегироваться ответственность? Какие способы контроля наиболее результативны при наименьших затратах времени и сил? Есть ли правила делегирования, которые подходят "на все случаи жизни"?

Эти вопросы интересуют каждого руководителя - от начальника отдела до президента компании. Вам ответы на эти вопросы интересны по двум причинам:

Во-первых, у Вас тоже есть подчиненные;
- во-вторых, Вы очень часто попадаете "меж двух огней" при возникновении конфликтных ситуаций между руководителем и подчиненными. Причем, чаще всего именно по поводу невыполнения подчиненным каких-либо задач или поручений.

Итак, давайте вначале посмотрим на последовательность шагов в процессе делегирования:

Шаг 1: Определение цели (что я хочу получить в результате) и задачи (что конкретно для этого должно быть сделано?). Желательно также предварительно определить "цену вопроса" - количество ресурсов, которое я должен/согласен инвестировать.

Шаг 2: Определение исполнителя - того, кто сможет справиться с задачей.

Шаг 3: Постановка СМАРТ -задачи перед исполнителем, в том числе - определение способов, формы и сроков отчетности.

Шаг 4: Получение подтверждения от исполнителя того, что задача, степень ее важности и приоритетности и требования к результату поняты правильно.

Шаг 5: Согласование с исполнителем требуемых/выделяемых ресурсов и сроков выполнения. Если требуется - корректировка ресурсов и сроков. Получение от исполнителя согласия (желательно уточнить, означает ли его "да" то, что он "постарается выполнить" либо что он "гарантирует выполнение" к заданному сроку). Желательно убедиться в том, что исполнитель записал (лучше всего в своем планере-еженедельнике) дату выполнения.

Шаг 6: Выделение необходимых ресурсов и делегирование необходимых полномочий.

Шаг 7: Обеспечение мотивации/стимулирование исполнителя.

Шаг 8: Мониторинг/контроль промежуточных результатов (иногда, если требуется - контроль процесса).

Шаг 9: Если требуется - коучинг/обучение исполнителя либо помощь в исполнении. В исключительных случаях - сдвиг (заранее) сроков завершения задачи либо корректировка требований к результату.

Шаг 10: Измерение финального результата.

Шаг 11: Предоставление обратной связи исполнителю о результате. Совместное определение причин несоответствия результата требованиям-ожиданиям, анализ сложностей в процессе выполнения, определения факторов, которые мешали или помогали в процессе. Совместное определение того, что будет делаться иначе (и как именно) в следующий раз.

Шаг 12: Поощрение исполнителя за соответствие требованиям/ожиданиям.

А теперь кратко, но четко ответим на ряд вопросов, возникающих в процессе выполнения этих шагов.

1. Кто должен делегировать?
Любой человек, у которого есть такая возможность, т.е. есть подчиненные. Хороший менеджер/руководитель - это человек, который успешно "раздает" задачи подчиненным и создает при этом условия, способствующие их выполнению.

2. Кому можно/нужно делегировать задачу?
Подчиненному, который имеет необходимые знания, умения, способности, опыт, то есть сможет справиться с задачей. Очень часто задачи делегируются и исполнителю с недостаточными для выполнения задачи знаниями, опытом, способности, для того, чтобы исполнитель развивался и повышал свой уровень. В таком случае потребуется больше промежуточных контрольных точек, более частый контроль и, возможно, помощь или консультации со стороны руководителя.

Чем больше Вы уверены в способностях и опыте исполнителя (особенно опыте выполнения ранее точно таких же задач), тем меньше Вам придется потратить времени на объяснение задачи и требований к результату, объяснение или обсуждение/согласование того, как задача будет выполняться.

3. Как выбрать подходящего исполнителя для делегируемой задачи?
Есть два варианта - пассивный и активный. При пассивном Вы выбираете подчиненного с релевантным предыдущим опытом, наличием необходимых знаний и навыков. При активном подходе Вы выбираете подчиненного, наиболее мотивированного к выполнению данного задания, независимо от опыта либо знаний и навыков. В любом случае всегда желательно делегировать задачу "думающему" подчиненному, то есть подчиненному, который способен увидеть задачу комплексно, понять, зачем она выполняется, как она отразится на остальных процессах в компании. Такой подчиненный всегда будет способен принять правильное решение для возникновении альтернатив при выполнении задания.

Для того, чтобы убедиться, что Вы выбрали правильного человека для очень сложной и ответственной/важной задачи, можно дать ему/ей предварительно "пилотное задание" - столь же или менее сложное менее важное задание. Если/когда он или она справится с заданием, Вы сможете убедиться в правильности выбора или изменить свой выбор.

В некоторых случаях следует расспросить подчиненного о том, как он планирует выполнять поставленную задачу, чтобы убедиться в том, что он правильно понял задание и сможет его выполнить.

4. Что можно и что нужно делегировать?
Делегировать можно и нужно ВСЕ! И в первую очередь, те задачи, с которыми подчиненный может справиться лучше Вас или с меньшими затратами.

5. Что нельзя делегировать?
Проще перечислить, что нельзя делегировать: награждение и наказание других подчиненных, неприятные и щекотливые поручения, поручения, для выполнения которых у подчиненного недостаточно ресурсов или полномочий.

6. Делегировали? И что дальше? - Контроль выполнения задачи.
Наиболее часто встречающаяся ошибка менеджеров - считать, что на постановке задачи процесс делегирования завершился. На самом деле для обеспечения исполнения необходимо сделать еще несколько шагов:

обеспечить необходимыми ресурсами, в том числе информацией, в том числе помощниками, если требуется;
обеспечить необходимыми для выполнения задачи полномочиями;
обеспечить мотивацию к выполнению поставленной задачи, то есть сделать так, чтобы для подчиненного выполнение задачи и достижение результата было желанным и важным;
получить согласие подчиненного, то есть убедиться в том, что он взял на себя обязательства по выполнению задачи и достижению результата к договоренной дате и гарантирует выполнение этого обязательства;
в некоторых случаях может потребоваться уточнение у подчиненного того, реалистичны ли сроки выполнения с учетом нынешней и будущей загрузки, предусмотрены ли "окна" в планах для непредвиденного и учтены ли возможные "форс-мажоры", которые могут помешать;
контролировать выполнение задачи - достижение промежуточных результатов (в случае, если ставится сложная долгосрочная задача);
дать обратную связь по результатам и проанализировать вместе с подчиненным эти результаты (как в случае выполнения всех требований-обязательств, так и в случае невыполнения - особенно сложной долгосрочной задачи).

"Плотность" контроля за исполнением задачи очень сильно зависит от опытности подчиненного, от четкости поставленной задачи и от мотивированности исполнителя. Если с этими факторами все в порядке, можно в основном делегировать контроль самому исполнителю и руководитель должен осуществлять минимальный контроль. Если с каким-то из факторов не все в порядке, контроль требуется более активный и частый. В любом из случаев, и для самоконтроля и для контроля необходимо определить несколько промежуточных результатов с четкими датами отчета о них. В таком случае Вы заранее сможете определить проблемы с выполнением задачи и вовремя предпринять меры.

7. Мотивация и стимулирование при делегировании.
Нам очень важно не просто поручить кому-то задачу, но и быть уверенными в том, что она будет выполнена, в том, что нам не нужно напоминать, беспокоиться, постоянно контролировать. Для этого нужно, чтобы сам исполнитель был заинтересован в выполнении делегированной задачи и в достижении данного конкретного результата. Заинтересовать можно как процессом :

интересная задача,
общение с интересными людьми,
творческая работа,
внесение разнообразия в работу,
предоставляется бОльшая автономность для выполнения данной задачи, повышается степень ответственности (хотя в некоторых случаях степень ответственности может быть и демотиватором!);
возможность приобретения нового опыта и знаний, связей, репутации,
возможность попробовать свои силы,
так и результатом :
важность результата для компании и коллег,
важность для будущего самого подчиненного,
награда в случае достижения результата,
штраф/наказание в случае невыполнения,
карьерный рост в результате выполнения одной задачи либо серии задач и т.п.
Фактически, для обеспечения заинтересованности в результате Вы делегируете ответственность (как положительную, так и отрицательную) за этот результат.

8. Причины невыполнения делегированной задачи
Задача не выполнена. Бывает и такое. Сейчас самое главное - проанализировать причины невыполнения и учесть их на будущее.

От руководителя исполнение делегируемой задачи зависит не меньше чем от подчиненного. Поэтому не спешите ругать подчиненного...

Считается, что для того, чтобы задача была выполнена, важно при ее постановке обеспечить следующее:

Четкое понимание роли исполнителем: что от него/нее ожидают, что и как должно делаться, в какие сроки, с какими ресурсами и полномочиями, каким должен быть результат и какие требования к нему предъявляются.
Способность подчиненного исполнить эту роль, то есть наличие необходимых для этого знаний, навыков, опыта, физических и умственных способностей, наконец, полномочий.
Мотивация к исполнению этой роли - желание выполнять заданную задачу и достичь результата. Мотивация может быть обеспечена как самой задачей, так и дополнительным стимулированием.
Необходимые "условия работы" - оборудование, компьютеры, расходные материалы, технология, информация, время...

Если задача не выполнена - смело ищите причину в одном из перечисленных пунктов. Или, скорее всего, сразу в нескольких...

И, напоследок, десять правил , не претендующих на полноту, которые необходимо учитывать в процессе делегирования:

Делегируйте все, что возможно! Не бойтесь делегировать все. Роль современного менеджера состоит именно в том, чтобы делегировать все и обеспечить наилучшие условия выполнения этих задач.
Никогда не делегируйте полномочия без ответственности за результаты их использования. Никогда не делегируйте ответственность за результат без полномочий, необходимых и достаточных для того, чтобы повлиять на него.
Всегда помогайте подчиненному понять, что от него требуется, какие требования к результату, какие ограничения, каким образом лучше всего выполнить задание и т.п. Ведь Вам важно не только ДАТЬ поручение, но еще более важно, чтобы его ВЗЯЛИ и ВЫПОЛНИЛИ!
Развивайте подчиненных, давайте им с каждым разом более сложные и ответственные задания. Развивайте их для того, чтобы постепенно уменьшать интенсивность контроля и упрощать объяснения и саму процедуру делегирования.
Подчиненный очень часто гораздо лучше Вас ЗНАЕТ, КАК лучше выполнить задачу, однако ему гораздо сложнее Вас определить, ЧТО должно быть сделано.
Всегда лучше знать о проблемах, ошибках, невыполнении, нарушении сроков заранее - когда еще не поздно предпринять корректирующие шаги. Для этого определяйте ключевые промежуточные результаты, о которых подчиненный должен отчитаться, и которые вы должны проконтролировать.
Нечеткая постановка задачи - первый шаг к ее невыполнению.
Всегда давайте возможность подчиненным переспросить или задать вопрос-уточнение по ходу выполнения задачи - это поможет сэкономить массу времени и ресурсов.
Забудьте фразу "быстрее сделать самому, чем кому-то объяснять". Объяснив один раз и потратив тем самым больше времени, Вы сэкономите свое время на будущее - когда подчиненные будут делать это сами без объяснения.
Лучший контроль - самоконтроль заинтересованного человека!

Проанализируйте свою практику делегирования в соответствии с предложенным алгоритмом, правилами, рекомендациями и ответами на наболевшие вопросы. Не расстраивайтесь, если что-то не так. Главное - сделать хотя бы несколько конкретных шагов по улучшению ситуации с учетом того, что Вы только что прочитали...

Позвольте позадавать несколько предварительных вопросов ВАМ!

Мы предлагаем Вашему вниманию тест из серии авторских Экспресс - тестов, которые помогут менеджеру по персоналу комплексно оценить и качественно перестроить свою работу, Это не просто инструмент для содержательного экспресс-анализа выполняемой работы, но и отличная "линейка" для оценки качества Вашей работы и работы функции. Они также могут послужить хорошим "контрольным списком" (check-list) в процессе разработки и реализации изменений в компании.

Вашему вниманию предлагается третий из серии Экспресс-тестов:

Экспресс-Тест
"Правильно ли мы ставим перед собой цели?"

1) Имеете ли Вы четкое представление о том, каким/какой мы хотели бы себя увидеть лет через пять?

ДА/НЕТ

2) Имеете ли Вы четкое представление о том, каким через пять лет должен быть Ваш бизнес/компания в которой Вы работаете?

ДА/НЕТ

3) Записано ли это представление/видение по п. 1 и 2 где-нибудь на бумаге?

ДА/НЕТ

4) Существует ли перечень четких целей, которые стоят перед Вами на этот год?

ДА/НЕТ

5) Ориентированы ли цели, которые ставятся с диапазоном в неделю или месяц на определенные более долгосрочные цели? Убеждены ли Вы в том, что Ваша ежедневная работа приближает Вас к этим целям?

ДА/НЕТ

6) Всегда ли Вы четко знаете, почему/зачем делается конкретная работа/ действие/ шаг? И не бывает так, что что-то делается потому, что кто-то другой это делает или потому, что "мы всегда так делали"?

ДА/НЕТ

7) Всегда ли измеримы цели, которые Вы ставите перед собой или подчиненными? Всегда ли Вы можете определить, достигли цели или нет или насколько ее достигли?

ДА/НЕТ

8) Разбиваете ли вы сложную цель на простые подцели, которые в итоге должны привести к ней?

ДА/НЕТ

9) Всегда ли Вы ставите перед собой и перед подчиненными пусть очень сложные, но все же достижимые цели?

ДА/НЕТ

10) Всегда ли Вы знаете, к чему приведет достижение данной конкретной цели? Зачем нужен этот результат? Ради чего это делается?

ДА/НЕТ

11) Всегда ли Ваши цели имеют четкие временные рамки (конкретная дата достижения)?

ДА/НЕТ

12) Часто ли Вы записываете цели на бумаге?

ДА/НЕТ

13) Можете ли Вы с уверенностью ответственно заявить, что цели, которые Вы ставите перед собой и перед подчиненными, достигаются? Довольны ли Вы тем, насколько они достигаются?

ДА/НЕТ

Если Вы ответили "Да" на все 13 вопросов - Вы великий человек, который уже достиг очень многого и добьется практически всего, чего захочет.

Если у Вас получилось 10-12 ответов "Да" - подумайте о том, как довести результат до максимально возможного. И сделайте это - У ВАС получится.

При результате в 4-9 "Да", вспомните о том, что "когда не ведают далеких дум, не избегают близких огорчений".

При результате в 3 и меньше "Да" - поздравляю, Вы - "среднестатистический сотрудник среднестатистической компании", посмотрите на приведенные выше 13 вопросов и подумайте, как перестать быть "статистической посредственностью". Если захотите - у Вас получится...

Но главное, насколько бы меньше 13 ответов "Да" у Вас не было, не успокаивайтесь, пока их не будет 13! Шаг за шагом! Попытка за попыткой! Действуйте!

Делегирование – это передача определенных задач от сотрудника сотруднику. Это неотъемлемая часть деятельности любой компании. Метод делегирования используется в любом коллективе, даже если сам этот термин не используется. Однако эффективность передачи полномочий зависит от правильности проведения этого мероприятия.

Понятие делегирования

Делегирование – это мероприятие по передачи функций от управляющего лица другим работникам. Руководитель ставит перед сотрудником определенные задачи, наделяет его полномочиями для их решения. Самый распространенный пример делегирования – работа по должностной инструкции. Принцип передачи полномочий позволяет руководителю избавиться от самой рутинной работы и заняться только решением приоритетных задач. Если в малой компании управленец еще может справляться со всеми своими функциями самостоятельно, то на большом предприятии это – невыполнимая задача.

Цели делегирования

Такой инструмент, как делегирование, используется для следующих целей:

Снижение нагрузки на руководящий состав.
Увеличение эффективности работы каждого звена.
Повышение заинтересованности сотрудников в труде.

Это основные цели. Каждая из них влечет за собой выполнение побочных целей. К примеру, руководитель с уменьшенной нагрузкой может решать больше творческих задач, которые позволяют не просто сохранять, но и повышать статус предприятия. Второстепенные задачи могут снизить эффективность деятельности руководителя. Делегирование увеличивает качественную занятость нижних звеньев. То есть сотрудники, не являющиеся руководителями, получают доступ к более сложным и творческим задачам. Это увеличивает заинтересованность в работе, повышает производительность.

Принципы эффективного делегирования

Делегирование осуществляется в соответствии с рядом принципов. Если передача полномочий выполняется правильно, это увеличивает эффективность работы компании на 30-40%. Рассмотрим базовые принципы делегирования:

Единоначалие. Делегировать задачи может только непосредственный руководитель сотрудника. Над каждым работником может стоить только один менеджер. Руководитель высшего звена не может делегировать задачи менеджерам низшего звена. Задачи в данном случае передаются руководителям среднего звена.
Ограничение. При использовании инструмента принципиальна правильная организация вертикали управления. За каждым управленцем закрепляется фиксированное число подчиненных. Руководитель не может передавать свои функции не своим подчиненным.
Соблюдение прав и обязанностей. Сотрудникам запрещается передавать функции, которые не соответствуют их должностной инструкции.
Закрепление ответственности. Если руководитель передает определенную задачу своему подчиненному, это не снимает с него ответственности за ее невыполнение.
Передача ответственности. Если управленец передает сотруднику определенную задачу, он должен быть уверен, что она будет выполнена.
Отчетность. Все нюансы выполнения задач, в том числе нарушение графика и прочее, должны фиксироваться в отчетах.

Соблюдение перечисленных принципов позволяет избежать замедление работы на предприятии.

Разновидности полномочий

При использовании инструмента нужно понять особенности полномочий, которые передаются. Под полномочиями понимаются ресурсы для исполнения поставленной задачи. Рассмотрим основные формы полномочий:

Линейные. В этом случае действует вертикальная система власти. То есть полномочия передаются от руководителей высшего звена руководителям среднего звена, от управленцев среднего звена управленцам низшего звена.
Штабные. Полномочия передаются вне вертикальной системы.

Существует две формы управления: централизованная и децентрализованная. В первом случае большая часть решений принимается высшим руководством. Во втором случае решение важных задач может быть доверено сотрудникам, не относящимся к высшему звену. В последнем варианте сотрудники получают доступ к решению более творческих задач.

Базовые правила передачи полномочий

Делегирование осуществляется в соответствии с правилами, которые были сформированы опытным путем:

Делегирование и жесткая централизация противоречат друг другу. Имеет смысл передавать важные полномочия руководителям среднего и низшего звена.
Основная цель делегирования – обеспечение развития предприятия.
При передаче полномочий нужно принимать во внимание занятость сотрудника. Если работник сильно занят, не стоит поручать ему дополнительные обязанности.
При делегировании нужно всегда предусматривать риск того, что сотрудник не справится с задачей. Учет риска позволит его предотвратить. К примеру, можно задавать предварительные сроки, чтобы оставалось время до основного срока.
Руководитель должен брать на себя ответственность за ошибки, допущенные сотрудником, которому передана задача.

К СВЕДЕНИЮ! Большинство руководителей опасаются делегирования из-за страха того, что сотрудник не справится с задачей. Поэтому именно управленец должен «думать» за работника, предотвращать риск провала проекта. Наиболее простой инструмент – контроль выполнения задачи на каждом этапе ее исполнения.

Что не стоит доверять своим подчиненным?

При делегировании наблюдается две ошибки: страх передачи полномочий сотрудникам или неограниченное делегирование. Не все задачи можно и нужно передавать. Неправильное исполнение ключевых задач может привести к снижению эффективности предприятия. Ошибки в части работы могут быть действительно фатальными. Рассмотрим задачи, которые нежелательно делегировать:

Разработка целей деятельности предприятия.
Принятие решений, которые меняют политику компании.
Контроль над результатами деятельности.
Задачи высокой важности, которые сопряжены с большим риском.
Срочные задачи, для контроля над результатами которых нет времени.
Передача полномочий.

Сотрудникам передаются задачи с поставленными сроками и инструкциями к выполнению. Работникам передается только то, что возможно проконтролировать. Это поможет снизить риски, сопряженные с делегированием. В обратном случае могут возникнуть проблемы.

К примеру, руководитель доверил подчиненному задачу со сжатыми сроками выполнения. Сотрудник плохо справился с заданием, а времени для проверки и для исправления работы не осталось. Работник, которому передаются полномочия, должен обладать соответствующими знаниями. Сотрудник должен понимать, как решать поставленную задачу.

Передача полномочий руководителя.
Создание правильной рабочей атмосферы.
Контроль деятельности сотрудников.
Анализ поступающей информации.
Решения, касающиеся развития предприятия.

Если руководитель будет брать на себя полную ответственность за делегированные задачи, никаких проблем не возникнет. Сотрудникам поручается задание с поставленными сроками. Предлагаются рекомендации по выполнению. Сотруднику устанавливается промежуточный срок выполнения. После руководитель проверяет результаты работы, исправляет ошибки работника.